חיסכון והתייעלות מתחילים בכח האדם

אולי ההוצאה הגדולה ביותר ברב בתי העסק היא ההוצאה עבור תשלום לעובדים. בתי עסק רבים מחפשים דרך לייעל את המעקב אחר העובדים ולוודא כי הסכמי השכר מכובדים. השיטה עובדת לשני הכיוונים – העובדים זוכים בהוכחה כי הם עבדו, המעסיקים זוכים לחשב את שעות העבודה באופן מרוכז בלי ליצור עבודה מיותרת לחשבי השכר.

לשרת מגוון גדול של עובדים

אפליקציית שעון נוכחות יודעת לעבוד ולאסוף מידע ממספר מקורות שונים. שעוני נוכחות במשרד, דיווח באמצעות אתר אינטרנט, אפליקציית שעון נוכחות או חיוג לדיווח עבור מי שאין לו גישה לאינטרנט או לטלפון חכם. תכונה חשובה נוספת של אפליקציית שעון נוכחות היא היכולת לרכז את המידע, על פי הקריטריונים שמתאימים למקום העבודה, על מנת להקל על עבודתם של חשבי השכר ושל מנהלי הפרויקטים. תוכנת שעון נוכחות חכמה יודעת להתממשק למערכות שונות במטרה להעביר להם את המידע באופן מסודר מידי תקופה לצורך חישוב השכר או ביצוע חתכים וסינונים אחרים שיאפשרו קבלת תמונה ברורה ביחס לחלוקת העבודה המתבצעת.
 

הזדהות בשעוני נוכחות

שעוני נוכחות המותקנים במשרד טובים רק לעובדים אשר נמצאים במשרד כל שעות העבודה. מרבית העובדים, גם כאלו המבלים את רב זמנם במשרד, יוצאים ממנו מדי פעם – אם לצרכים אישיים או עסקיים. לדוגמה, עובד יכול לצאת להשתלמות מחוץ למשרד מטעם מקום העבודה, לתת שירות ללקוחות בביתם או מקום עיסוקם, או, במקרה של רופאים – לצאת לעבודה כרופא ציבורי בקופת החולים או בבתי חולים אחרים.

ישנן דרכים שונות לוודא כי העובד הוא אכן זה שמדווח על כניסות ויציאות, ובמקרה של אפליקציית שעון נוכחות – על מיקומו של העובד בזמן הדיווח. כיום, שיטה מקובלת להזדהות בשעון נוכחות המותקן במשרד היא באמצעות צ'יפ זיהוי. שיטה נוספת מקובלת היא שעון נוכחות ביומטרי. חשוב לציין כי שעון נוכחות ביומטרי הוא חוקי רק במידה והעובד מסכים למסור את טביעת האצבע או שיטת הזיהוי הביומטרי מרצונו וידיעתו או כאשר עובר חוק הנוגע לעבודה במקומות מסוימים המאפשר לחייב את העובד להשתמש בשיטה זו.

אפליקציית שעון נוכחות המותקנת על גבי הטלפון החכם יודעת לתת מעקב חכם המגובה באמצעות ה- GPS של המכשיר ואינה דורשת אישור חוקי נפרד למקום העבודה. מעקב מגובה ב- GPS יודע לדווח מה מיקומו של עובד אשר מדווח על תחילת העבודה או סיומה במטרה לוודא כי העובד אכן נמצא במקום בו הוא אמור להיות, בין אם מדובר במשרד או במקום אחר.
 

בקרה שוטפת ותמונה ריכוזית של העבודה

אפליקציית שעון נוכחות מאפשרת למנהלים לקבל תמונה מדויקת של העבודה, בין אם מדובר על עובד מסוים או על כלל העובדים בחברה או בפרויקט מסוים. ניתן באמצעות מערכת דו"חות מותאמת לקבל תמונה ברורה והתראה במקרים של פעילות חריגה:  עובד שהחל לעבוד שעות נוספות רבות, מאחר באופן קבוע או מקדים לצאת מהעבודה. מידע כולל לגבי כלל העובדים בחברה או בפרויקט מאפשר לקבל תמונה עדכנית ויכולת החלטה לגבי הקצאת כח אדם נוסף לפרויקט או העברת כח אדם עודף בין פרויקטים.
 

חיסכון והתייעלות גם בתחזוקה השוטפת

אפליקציית שעון נוכחות בענן מאפשרת התייעלות וחיסכון לא רק בכח האדם והבקרה עליו אלא גם בתחזוקת האפליקציה והמידע עצמו. ניתן לבצע שדרוגים באפליקציה באופן מרוכז תוך התייעלות רבה. גיבוי שוטף והגנה על המידע בענן מבטיחים כי המידע יהיה זמין בכל רגע נתון לכל מי שמעוניין לדווח או לצפות במידע. שירותי הענן דואגים לטפל בנושאי אבטחת המידע והשרידות ולעסק נותר לטפל רק בנושאים העסקיים ממש.