שעון הנוכחות המודרני הוא שילוב של שתי המצאות משמעותיות. המצאה אחת נעשתה במאה התשע עשרה – שעון נוכחות, השנייה הייתה במאה העשרים – גיליון נוכחות. בואו נבין מה ההבדל והקשר בין שתי ההמצאות הללו, וכיצד שעון הנוכחות של הדור הבא יודע לשלב את שתיהן, ולתת עוד הרבה יותר.
שעון נוכחות, וכיצד הוא השתכלל עם הזמנים
הרעיון של שעון נוכחות הוא פשוט – כל עובד מסמן, בדרך כזו או אחרת, את התאריך והשעה שבה הוא עובד. בתחילה, היה מדובר בשעון פיסי אשר נמצא בפתח העסק. עובדים היו מגיעים לעסק, דואגים להחתים כרטיס עובד בשעון הנוכחות. את הוכחת העבודה הם היו מגישים בסוף החודש לחשב השכר שהיה עובר על כל התאריכים והשעות ועושה בהם סדר.
שעון הנוכחות השתכלל עם השנים. אם בהתחלה הוא היה מוציא פתקים עם שעה ותאריך, לאחר מכן הוא החתים קוד על כרטיס עובד. בשלבים מאוחרים יותר הוא הפך מאנאלוגי לדיגיטאלי והמידע נאסף והועבר ישירות לחשבי השכר, ללא צורך בהעברה פיסית של פתקים או כרטיסים. חסרון של שעון נוכחות פיסי, אנלוגי או דיגיטלי, הוא הצורך להיות פיסית במשרד על מנת להחתימו, ומה לגבי עובדים שעבדו מחוץ למשרד?
האינטרנט שוב שינה את הכללים. במקום שעון נוכחות פיסי, הייתה אפשרות להתחבר למחשב ולהקליד את שעת הכניסה והיציאה. המובייל שוב שינה את החוקים ושניהם אפשרו גם לעובדים אשר עובדים מחוץ למשרד לתעד את שעות עבודתם. גם דיווח טלפוני התווסף לאופן הדיווח. עם הזמן גם מיקום המידע השתנה – כבר לא כרטיס עובד או קובץ מקומי הצמוד לשעון הנוכחות אלא מידע הנשמר בענן ונגיש מכל מקום ובכל זמן.
גיליון נוכחות ואיך הוא קשור לשעון הנוכחות?
גיליון נוכחות אינו מתעד שעה ותאריך באופן אוטומטי כלשהו, אבל הוא יודע לרכז ולנתח את המידע שנאגר לצורך חישובי שכר והוצאות דינמיים מתקדמים. המצאה זו הייתה תולדה של רעיון חדשני מכיוונו של עורך דין אשר רצה לאפשר תמחור שונה לכל לקוח והיה צריך לדעת לא רק מה היו שעות העבודה של עורכי הדין שעבדו במשרדו אלא גם כמה שעות הוקדשו לכל אחד מהלקוחות, על מנת לחשב באופן דיפרנציאלי את המחיר שיגבה מהם: לקוחות עשירים ישלמו יותר לכל שעה, לקוחות פחות עשירים – שילמו פחות.
גיליון הנוכחות אפשר ביצוע חישובי שכר מורכבים בחיתוכים שהותאמו לעסקים שונים. כבר באמצע המאה העשרים, שעוני הנוכחות התחברו והזרימו את המידע לגיליונות נוכחות. חברות היי טק יכלו לפלח את המידע שהתקבל משעון הנוכחות בהתאם להשקעה בפרויקטים שונים, בעלי מקצועות חופשיים, לדוגמה קבלנים, יכלו לתמחר באופן שונה את שעות העבודה בהתאם להסכמים אליהם הגיעו עם הלקוחות השונים.
הדור הבא של אפליקציית שעון נוכחות
הדור הבא של אפליקציית שעון נוכחות עושה אף יותר משילוב חכם של גיליון ושעון נוכחות. היא מאפשרת התאמה מושלמת לבית העסק, בדיקה כי העובדים עומדים בהסכמי העבודה עליהם חתמו, כי המעסיקים עומדים בהתחייבויותיהם החוזיות מול העובדים, יודעת להתריע על חריגות ולהתממשק למערכות נוספות על מנת להרחיב את היכולות שהיא מציעה.
גם שעון הנוכחות השתכלל. היום שעונים מבוססי אפליקציית שעון נוכחות מאפשרים לעובדים לדווח על תחילת העבודה גם בימים של סגר בו העבודה מתבצעת מהבית, גם אם הם יוצאים ללקוח או עובדים מחוץ למשרד. ניתן לדווח באמצעות האפליקציה על הפסקות, ימי עבודה מפוצלים או משמרות מיוחדות. קישור בין שעות עבודה לסוג משמרת, לדוגמה, מאפשר חישובי שכר מורכבים ללא טעויות אנוש.
שעון נוכחות פיסי במשרד ווידא כי עובד נמצא במשרד בעת ההחתמה. אפליקציית שעון נוכחות של הדור הבא יודעת לוודא כי העובד נמצא במקום שבו הוא אמור להיות, במשרד או לא, באמצעות התממשקות עם ה- GPS של הטלפון הסלולרי.
דשבורד של הדור הבא מאפשר להנהלה לראות בכל זמן ומקום את מצב כח האדם – מי עובד ומי בחופש, האם יש איחורים כרוניים של מי מהעובדים, כמה שעות עבודה מוקדשות לכל פרויקט, כמה שעות נוספות הצטברו במערכת וכמה חיסורים יש.
לחלוק