אפליקציית שעון נוכחות – כשחישוב השכר אינו פשוט

ההוצאה הגדולה ביותר בבתי עסק היא ההוצאה על כח אדם. ניהול נכון של משאב יקר ערך זה אומר לא רק חיסכון בהוצאות אלא גם עלייה בפרודוקטיביות של העובדים, יכולת לנטר בעיות בתחילת דרכן ולטפל בהן מוקדם אלא גם מאפשרת לעמוד מול גורמים חיצוניים כגון המדען הראשי, הסכמי שכר קבוצתיים ואישיים ותקינה חוקתית.

אפליקציית שעון נוכחות מקלה על חיי חשבי השכר ודואגת לסכם את שעות ותאריכי העבודה, שעות ההתחלה והסיום ותיעוד ההפסקות שנלקחו במטרה לאפשר חישוב נכון של שעות העבודה והגמול המגיע לעובד תמורתן.

חישוב שכר – לא עניין של מה בכך

חישוב שכר אינו עניין פשוט. קחו לדוגמה את הנושא – שעות נוספות. על פי החוק, העובד אמור לעבוד על פי החוק 42 שעות בשבוע: 8 שעות ושלושים ושש דקות בכל אחד מימי השבוע למעט יום אחד מוסכם על העובדים והחברה בו העובדים אמורים לעבוד 7 שעות ושלושים ושש דקות. ככלל, אמירה זו נכונה אולם יש לאמירה זו יוצאים מהכלל רבים: עובדי שמירה ואבטחה, עובדים בענף המלונאות, עובדי אולמות אירועים או עובדי קבלן להם החוק קובע כללים שונים לגבי שעות העבודה המקובלות. עובד שעבד מעבר לשעות אלו זכאי לשכר עבור השעות הנוספות שעבד. חישוב השעות הנוספות וגובה התשלום עבור שעות אלו משתנים בהתאם לתאריך העבודה (למשל ימי מנוחה: שבת וחג) ולזמן העבודה – למשל בשעות הלילה. אבל זה אינו סוף הסיפור. הסכמים קיבוציים יכולים לקבוע גמול שונה עבור משמרות לילה ומשמרות שנייה ברצף, לדוגמה, או לבטל את הצורך בגמול נוסף בהתאם לתפקיד אותו העובד ממלא. לא רק הסכמים קיבוציים משפיעים על אופן חישוב השכר והגמול, גם הסכמים אישיים משפיעים. לדוגמה, מעסיק ועובד יכולים לקבוע בהסכם העסקה אישי כי חישוב הגמול עבור שעות נוסף יערך אחת לתקופה ארוכה יותר מאשר יום או שבוע במסגרת שעות עבודה גמישות.

לכל עובד מגיעות הפסקות ביום העבודה. מספר ההפסקות ומשכן תלוי באופי וסוג העבודה. גם כאן ישנן הפסקות שהחוק מחייב לחשב כחלק מיום העבודה ואחרות שאינן נחשבות ככאלו.

עבודה מהבית או שלא במשרד

מגמה שהחלה עוד לפני מגיפת הקורונה הביאה לעלייה בשעות העבודה שהעובדים מבצעים מהבית, דבר אשר יכול לסבך את חישוב והוכחת שעות העבודה. מחד, שעוני נוכחות מסורתיים המוצבים במשרד כבר אינם יכולים לעשות את עבודתם באופן יעיל כי העובדים אינם מגיעים למשרד אך מנגד עדיין קיימת דרישה לדווח על תחילה וסיום של העבודה או על לקיחת הפסקות במהלך יום העבודה. אפליקציית שעון נוכחות שאותה ניתן להפעיל מהטלפון החכם פותרת בעיה זו. באמצעות אפליקציית שעון נוכחות, העובדים יכולים לדווח על התחלת העבודה או על סיומה. הם יכולים לדווח על לקיחת הפסקה במהלך היום העבודה, גם אם הם אינם נמצאים בזמן הדיווח במשרד.

פתרון זה יעיל לא רק עבור עובדים מהבית אלא גם עבור מי שמקום עבודתו בפועל אינו בהכרח המשרד – עובדי קבלן, עובדים שמקום עבודתם הוא אצל לקוחות או כל מקום אחר. טלפון חכם מאפשר לא רק דיווח של עבודה אלא גם דרך לאפשר הוכחת המקום ממנו התבצע הדיווח. כאשר אפליקציית שעון נוכחות עושה שימוש ביכולות ה- GPS של הטלפון החכם אפשר לוודא כי העובד נמצא אצל הלקוח אצלו הוא אמור להיות, או בביתו וכדומה.

לא על הטכנולוגיה לבדה

אפליקציית שעון נוכחות מייתרת את הצורך בהתקנת שעון נוכחות משרדי וחוסכת לעסק עלויות. עובדים יכולים לדווח באמצעות שעון הנוכחות גם כאשר הם נמצאים במשרד. דיווח מהימן עוזר לא רק לבית העסק אלא גם לעובדים. עובדים יכולים להשתמש במידע המתקבל מאפליקציית שעון נוכחות על מנת להוכיח כי הם זכאים לתגמול עבור שעות נוספות או עבודה בימי שבתון.

החוק קובע כי במידה וניתן להוכיח כי העובד היה במקום בו היה אמור להימצא בשעות העבודה עליו לקבל על כך שכר. רק במידה ולא ניתן להוכיח כמה שעות העובד השקיע ניתן לפתור את החברה מתשלום השכר. שעון נוכחות עוזר לעסק לוודא כי הסכמים קיבוציים ואישיים מול העובדים ומול גורמים חיצוניים כגון המדינה כמגה-מעסיק נשמרים ומקנה הגנה לעובדים מפני השתמטות מתשלום שכר הולם על פי שעות העבודה שהושקעו על ידי העובד.