החיסכון של שימוש באפליקציות נוכחות בהשוואה לשיטות דיווח נוכחות מסורתיות

אפליקציות שעוני נוכחות יכולות להציע חיסכון משמעותי בעלויות בהשוואה לשיטות מעקב נוכחות מסורתיות. הנה כמה מהדרכים שבהן אפליקצית שעון נוכחות יכולה לייצר חסכון כספי לעסק :

חיסכון בזמן: אפליקציות שעון נוכחות יכולות לחסוך זמן הן לעובדים והן למעסיקים. העובדים כבר לא צריכים לרשום ידנית את שעות העבודה שלהם, ומעסיקים לא צריכים להשקיע זמן בחישוב ידני והזנת שעות למערכת שכר. זה יכול להביא לחיסכון משמעותי בזמן לשני הצדדים.

פחות שגיאות : שיטות מעקב נוכחות מסורתיות נוטות לשגיאות, כגון הזנת נתונים שגויים או כרטיסי זמן אבודים. אפליקציות שעוני נוכחות יכולות לעזור להפחית שגיאות אלו על ידי אוטומציה של התהליך והבטחת מעקב אחר זמן מדויק.

עלויות אדמיניסטרטיביות נמוכות יותר: על ידי אוטומציה של תהליך מעקב הנוכחות, אפליקציות שעוני נוכחות יכולות להפחית עלויות אדמיניסטרטיביות הקשורות לשיטות מעקב נוכחות מסורתיות. זה יכול לכלול עלויות הקשורות לכרטיסי זמן נייר, הזנת נתונים ידנית ועיבוד שכר.

דיווח בזמן אמת: אפליקציות שעוני נוכחות מספקים דיווח בזמן אמת, המאפשרים למעסיקים לגשת במהירות ובקלות לנתוני נוכחות. זה יכול לעזור בתזמון וניהול משמרות, להפחית את הסבירות לעלויות שעות נוספות או חוסר כוח אדם.

מדרגיות: ניתן להגדיל או להקטין אפליקציות שעוני נוכחות בקלות כדי להתאים לשינויים בגודל כוח העבודה, ללא צורך בתשתית או משאבים נוספים.

  

נתונים ומגמות

 

• על פי דו"ח של Grand View Research   גודל השוק העולמי לניהול זמן ונוכחות הוערך ב-5.2 מיליארד דולר בשנת 2020 וצפוי לצמוח בקצב צמיחה שנתי של 8.2% מ-2021 עד 2028. צמיחה זו מונעת על ידי אימוץ הולך וגובר של מערכות ניהול נוכחות מבוססות ענן, כמו גם הצורך בפתרונות מדויקים ויעילים למעקב אחר זמן בתעשיות שונות.
• בנוסף, דו"ח של MarketsandMarkets מצא כי שוק ניהול כוח האדם העולמי, הכולל ניהול נוכחות, צפוי לצמוח מ-4.9 מיליארד דולר ב-2020 ל-9.3 מיליארד דולר עד 2025, ב-CAGR של 13.7%. צמיחה זו מיוחסת לביקוש ההולך וגובר לפתרונות אופטימיזציה, אוטומציה וניתוח של כוח אדם בתעשיות שונות.
• מגיפת ה-COVID-19 תרמה גם לצמיחת אפליקציות שעוני נוכחות, מכיוון שעבודה מרחוק הפכה נפוצה יותר ומעסיקים צריכים לעקוב אחר נוכחות העובדים והפרודוקטיביות. לפי סקר של גרטנר, 16% מהארגונים הטמיעו כלים למעקב אחר זמן עבור עובדים מרוחקים בתגובה למגיפה, ומגמה זו צפויה להימשך.
• יתר על כן, אבטחת מידע ממשיכה להוות דאגה מרכזית עבור עסקים המשתמשים באפליקציות שעון נוכחות. על פי דו"ח של Trustwave   תעשיות הקמעונאות והאירוח היוו 57% מפרצות המידע ב-2020, מה שמדגיש את הצורך באמצעי אבטחה חזקים בתעשיות אלו. מכיוון שאפליקציות שעוני נוכחות מאחסנים לעתים קרובות מידע רגיש של עובדים, חשוב לוודא שיש להם אמצעי אבטחה חזקים כדי למנוע פרצות מידע.

 

להלן מספר מקרים המדגימים את היתרונות של אפליקציות שעון נוכחות:

Archway Marketing Services

Archway Marketing Services הוא ספק שירותי הגשמה ושיווק שנהג להסתמך על שיטות מעקב ידניות של נוכחות, כגון דפי זמן נייר והזנת נתונים ידנית. תהליך זה ארך זמן ונוטה לשגיאות. לאחר הטמעת מערכת מעקב נוכחות מבוססת ענן, Archway הצליחה לחסוך כ-75,000 דולר לשנה בעלויות העבודה ולהפחית שגיאות במעקב אחר זמן.

Daikin Applied

Daikin Applied היא יצרנית של ציוד HVAC אשר נתקלה בקשיים במעקב אחר נוכחות עבור 400 העובדים שלהם, במיוחד עם מעקב אחר בקשות לשעות נוספות והפסקות. הם הטמיעו אפליקציית שעון נוכחות שאפשרה לעובדים להיכנס ולצאת באמצעות מכשיר נייד, והמפקחים יכלו לאשר בקלות בקשות חופש ושעות נוספות. כתוצאה מכך, הם הצליחו לחסוך כ-50,000 דולר בשנה בעלויות העבודה ולצמצם את הזמן הנדרש למעקב אחר נוכחות.

The Gathering Spot

The Gathering Spot הוא מועדון ספורט  פרטי באטלנטה שעשה שימוש במערכת מעקב נוכחות ידנית, מה שהוביל לאי התאמה בשכר ובבקשות לחופשה. הם הטמיעו מערכת ביומטרית מבוססת אפליקציה, ומערכת זו סייעה לבטל אי-התאמות ולשפר את הדיוק. נקודת ההתכנסות הצליחה לחסוך כ-35,000 דולר בשנה בעלויות העבודה ולצמצם את הזמן הנדרש למעקב אחר נוכחות.

 

לסיכום, אפליקציות שעוני נוכחות יכולות לספק חיסכון משמעותי בעלויות בהשוואה לשיטות מעקב נוכחות מסורתיות. על ידי אוטומציה של התהליך, הפחתת שגיאות ומתן דיווח בזמן אמת, אפליקציות שעון נוכחות יכולות לעזור לעסקים לחסוך זמן וכסף במשימות אדמיניסטרטיביות, תוך שיפור הדיוק והיעילות.