מהי אפליקציית נוכחות?

אפליקציית נוכחות מסייעת לקיצור תהליכי עדכון נוכחות של עובדים ותורמת להתייעלות משאבים בצורה משמעותית ניהול משאב כוח האדם הוא מהאתגרים המורכבים ביותר בכל עסק. כיום בעידן בו לכל עובד יש סמארטפון, יכולת הבקרה נעשית קצת יותר פשוטה.

אפליקציית נוכחות מסייעת לקיצור תהליכי עדכון נוכחות של עובדים ותורמת להתייעלות משאבים בצורה משמעותית

ניהול משאב כוח האדם הוא מהאתגרים המורכבים ביותר בכל עסק. כיום בעידן בו לכל עובד יש סמארטפון, יכולת הבקרה נעשית קצת יותר פשוטה. 

בעולם של זמננו היעילות היא משאב המתורגם מיידית לשורת הרווח וההפסד, לכן חשוב ביותר שמערכות הנוכחות יהיו מדויקות, אמינות, מהירות ויעילות.
 

אפליקציית נוכחות הינה כלי חזק ומשמעותי לניהול זמני ההגעה והעזיבה של העובדים וכוללת כלים שונים המסייעים לחישוב היעילות שלהם. דיווחים מהירים ואמינים מאפשרים התייעלות של מערכות נוספות בחברה כגון נתוני חריגים, בדיקת זמני פרויקטים, דוחות שכר מיידיים ועוד.

 

תכונות המוצר שאפליקציית נוכחות יכולה להציע לעסק / מוסד לימודי:

·        דיווח הגעה / עזיבה בלחיצת כפתור

·        דיווח שעות של עבודה מהבית או מאתר חיצוני מחוץ לבית העסק

·        הגדרת משימות ויעדים

·        התראות ותזכורות

·        תמונה ופרטים נוספים במידה ומנהל / מרצה ממלא את דוחות הנוכחות

·        אחוז נוכחות חודשי / תקופתי במידה שיש סף מסוים שאותו חובה לעבור

·        עדכון ידני של תאריכים ושעות

·        סוגי תורנויות / משימות / תפקידים

·        דיווח חופשות / מחלה וכד

·        דוחות מיידים של מספר שעות שבועי / חודשי וכו

·        קבלת הודעות ומידע

·        שקיפות להנהלה על חריגות חוזרות לבירור עם העובד/ תלמיד

·        יכולת איתור העובד באמצעות GPSבמקרה הצורך

 

בנוסף, האפליקציה כוללת תוכנה שמותקנת על השרת, השרת מקבל את הנתונים ומנתח אותם בזמן אמת ויוצר דוחות שונים המסייעים בקבלת התמונה הכוללת של כוח האדם. יכולת זו מאפשרת עיבוד מהיר של נוכחות העובדים לדוגמא לפי משימותיהם והפקת דוחות השכר בהתאמה, דבר החוסך זמן ומשאבים משמעותיים.

האפליקציה יכולה לעזור גם במקרים של בעיות נוכחות חוזרות, לעיתים מקרים אלה מוצדקים וההנהלה יכולה לעזור לעובד / תלמיד למצוא פיתרון.

במוסדות לימודים השימוש באפליקציה חוסך גם בזמן שלוקח למרצה לבדוק נוכחות בתחילת השיעור, הזמן שלוקח לעובדים האדמיניסטרטיביים להזין את הנתונים למחשב והזמן שלוקח למחשב ליצור דוחות, שאותם לא אחת יש צורך לעבד ידנית. העברת הניירת עצמה לוקחת זמן וכאשר בדיקת הנוכחות נעשית בצורה דיגיטלית אין צורך להביא ולהחזיר את גיליון הנוכחות והוא לא יישכח או ייאבד. כאשר ישנה אפליקציית נוכחות המחשב שמקבל את הנתונים כבר כולל מערכת ניתוח נתונים והדוחות כל הזמן מעודכנים, ומראים את התמונה הכוללת בכל הכיתות בזמן אמת. אם יש למכללה מסוימת סניפים הנתונים מסונכרנים בכל זמן.

לסיכום, אפליקציית נוכחות תורמת ליעילות ורווחיות העסק, מסייעת  לראיית התמונה הכללית בכל זמן ומהווה כלי ניהול משמעותי, אמין וקל לתפעול.