אפליקציית נוכחות לעסק מסייעת להתייעלות עסקית בצורה משמעותית ותורמת ישירות לרווחיות.

תחום משאבי האנוש הוא מאז ומתמיד אחד הדברים המשמעותיים ביותר בעסק. הוא כולל גיוס עובדים מתאימים, התאמת המשאבים הנצרכים למספר העובדים בפועל וניהול יומיומי של העובדים ברמה העסקית והאישית. לכן ההתייעלות בתחום זה היא מתמדת ובכל תקופת זמן נוצרים כלים חדשים המסייעים בכך.

בתקופה האחרונה צמחו בעולם אפליקציות נוכחות שונות המסייעות במעקב אחר נוכחות העובדים. הצורך גבר ומתגבר כחלק מהתפיסה שכל נתון בעסק מהווה ערך בחישוב הרווחיות, ובכל מקום יש צורך להתייעל, לעבד נתונים במהירות ולייצר דוחות. ניתן לעדכן במערכת שעות וכן ימי חופשה, מחלה וימים מיוחדים מסוגים שונים.

ישנן אפליקציות נוכחות לכל סוגי העסקים - עסקים קטנים, בינוניים וגדולים, המעסיקים עובדים, באם הם נוכחים בבית העסק עצמו או לא. דרך האפליקציה עובדים יכולים לדווח גם על מיקומם בעת הצורך ובמידה והם ניידים הם יכולים לדווח דרך המכשירים הניידים שברשותם.

השרת שאוסף את נתוני הנוכחות יכול להיות ממוקם אצל בעל העסק או בענן ויכול לקבל נתונים משעוני נוכחות מסורתיים, מחשבים וטלפונים חכמים. השעות המדווחות נרשמות במערכת וניתן להגדיר לגביהן פרמטרים שונים כגון מתי מתחילות להיספר שעות נוספות או אחוז מסוים של שעות לביצוע במשך החודש או כל תקופה אחרת.

אפליקציות הנוכחות מאפשרות כלי לניהול משימות העובדים. ניתן להגדיר שעות עבור משימה ספציפית ולשייך אליה כוח אדם, לדוגמא עבור פרויקט או אף משימה קצרה, וכך ניתן למדוד את התקדמות העובד במשך הפרויקט ולייעל את הפרויקט בכללותו, או לעקוב אחר זמן מילוי המשימות על ידי העובדים כדי לבדוק את כמות כוח האדם הנדרשת באופן כללי למשימות.

נוחות השימוש באפליקציית הנוכחות משמעותית ביותר כדי לייעל את השימוש בה בצורה מקסימאלית. האפליקציה יכולה להיבנות ספציפית עבור מטרותיו של בית העסק, וזהו יתרון גדול מאחר והנוחות מאפשרת לעובדים או למנהלים לעדכן את שעות העבודה בקלות וכך שהעבודה עצמה לא תתעכב, וכן כדי למנוע טעויות בהזנת הנתונים. גם ממשק הניהול והבקרה של האפליקציה יכול להיבנות ספציפית למען נוחות השימוש של המנהלים.

אפליקציות הנוכחות תורמות לעסק משמעותית גם בניהול השכר. השעות מועברות אל השרת מיידית וכך ניתן בכל זמן נתון לייצר דוחות שעות, וכשמגיע זמן התשלום לעובד דוחות השכר מיוצרים בצורה מהירה ויעילה, ללא טעויות ובחסכון גדול של כוח אדם בתהליך חישוב השכר. בעת הצורך ניתן לעדכן את הדוחות בצורה ידנית.

בעזרת האפליקציה ניתן גם לתקשר עם העובד / המנהל כדי לשלוח בקשות ולקבל אישורים לאיחורים, חיסורים וחריגות אחרות.

מאחר והמערכת מקבלת דיווחים מכל העובדים עבור כל המשימות ניתן לחזות מראש קונפליקטים במשימות ובשעות העבודה, לדוגמא כאשר מתקבלת בקשה מהעובד לשינוי שעות ניתן לבדוק זאת בקלות וכך נחסכים זמן וטעויות בתהליך הבדיקה והאישור של הבקשות הללו.

יותר ויותר בתי עסק וחברות בעולם משתמשות באפליקציות נוכחות ושיעור זה רק עתיד להתגבר בקרוב ובהיקפים גדולים יותר ויותר.